La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas ha incluido a las Comunidades de Propietarios, Comunidades de Bienes y Herencias Yacentes entre los obligados a recibir notificaciones electrónicas y a su vez poder relacionarse con las diferentes Administraciones Públicas (Ayuntamientos, Diputaciones, Comunidades Autónomas, Seguridad Social, Agencia Tributaria, etc).  Cada uno de estas administraciones tendrá que poner en marcha un sistema de registro único, que en teoría debería estar totalmente operativo en 2018.
 
Esta obligación que está vigente desde el 2 de octubre de 2016, ha tenido como resultado que la Agencia Tributaria ya ha empezado a enviar cartas a las Comunidades de Propietarios, haciendo gala de su ventaja respecto al resto de Administraciones y porque es la propulsora y primera interesada en tener controladas a las Comunidades de Propietarios.
 
Cualquier otro trámite a realizar con las diferentes Administraciones Públicas como: Comunidad Autónoma, Seguridad Social, Agencia Tributaria, Ayuntamiento, Diputación, etc., también tendrá que tramitarse a través de este procedimiento.
 
¿Qué debe hacer la Comunidad de Propietarios para cumplir con la Ley?
 
En primer lugar, la Comunidad, tiene que disponer de un Certificado Digital o firma digital.
 
¿Quién puede solicitarlo?
 
A) El Presidente de la Comunidad tiene que solicitarlo, en cualquiera de los puntos habilitados para ello, por ejemplo, en la Agencia Tributaria (AEAT) más cercana mediante el procedimiento de cita previa. Es necesario, que la Comunidad en Junta General, le autorice a ello. También debe presentar el CIF de la Comunidad y el Acta con su nombramiento y dicha autorización de la Comunidad.
 
El certificado debe ser instalado en el ordenador del Presidente, porque es el único autorizado para hacerlo. Dispondrá de los buzones habilitados, y tiene la obligación de acceder a ellos para revisar posibles notificaciones. Si no se accede durante los 10 días siguientes a una notificación, el sistema dará por notificado cualquier documento o comunicación.
 
El grave inconveniente es que los Presidentes pueden cambiar cada año, obligando al siguiente a efectuar la misma tramitación. La solución pasa por designar al Administrador para este menester.
 
B) La Comunidad puede designar en Junta de Propietarios, a su Administrador como apoderado, para representar a la Comunidad. De esta forma el Presidente se descarga de esta responsabilidad. La Comunidad se garantiza que esta gestión se realizará de forma adecuada y profesional. Por ello es conveniente que en una convocatoria a Asamblea se incluya un punto del orden del día para autorizar al administrador para que la represente y le autoriza para que realice todas las gestiones necesarias para que sea su representante o apoderado. El acta de la asamblea, aunque es un documento privado, tiene validez y viene siendo aceptado por la Agencia Tributaria.
 
Si la Comunidad tiene obligaciones fiscales, la presentación de las declaraciones y auto-liquidaciones ante la Agencia Tributaria se seguirán tramitando como se vienen realizando. Sin embargo para presentar cualquier otro documento, instancia, recurso, o solicitud, será necesario presentarlas a través del registro electrónico. Si se presentara a través del registro de entrada por escrito, se estará cometiendo una infracción tributaria, que se sanciona con una multa de 250€ como así lo establece el Art. 199 de la Ley General Tributaria.
Se excluyen de la obligación de presentación por vía electrónica, las excepciones previstas en el resto de la normativa que obligan a la presentación en papel o soporte físico (documentos notariales, originales de avales, judiciales, etc.).
 
¿Cómo acceder a las notificaciones?
 
Una vez que el Presidente o el Administrador dispone del Certificado Digital, se puede dar de alta en las notificaciones electrónicas, por dos vías: a través de la Dirección Electrónica Habilitada (DEH) que es un acceso general para todas las Administraciones en la dirección electrónica http://notificaciones.060.es o en la Agencia tributaria www.agenciatributaria.gob.es en el apartado MIS NOTIFICACIONES de la Sede Electrónica. La diferencia  radica en que en la DEH solo pueden consultarse las notificaciones durante los 90 días naturales anteriores, mientras que en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria pueden consultarse todas las notificaciones relacionadas con ese certificado electrónico.
 
El sistema está montado de forma que se deposita en el buzón de cada Comunidad de Propietarios la notificación o carta y cuando se accede al contenido y firmas la recepción, entonces se entiende notificado el contenido. Si no se accede al contenido se entenderá notificado por el transcurso de DIEZ DIAS NATURALES desde que se puso en el buzón.  Es impensable que las Comunidades de Propietarios vayan entrando cada diez días en su buzón, por lo que es conveniente configurar a través de la DEH una o varias direcciones de correo electrónico al que llegue un aviso de que se ha depositado una notificación.
 
Por si fuera poco, hay que tener presente que hay navegadores que pueden presentar problemas para acceder como Google Chrome (a partir de la versión 42 no soporta los plugins de JAVA) o Microsoft Edge. Se recomienda acceder con Mozilla Firefox o Internet Explorer y tener actualizado JAVA.
 
Alternativa al CERTIFICADO: el APODERAMIENTO
 
Otra posibilidad si no se quiere que la Comunidad de Propietarios tenga su propio certificado electrónico, consiste en hacer un APODERAMIENTO a favor de una persona o del Administrador de Fincas que disponga de certificado electrónico propio. 
 
Para ello, dado que la Comunidad de Propietarios no dispondrá del certificado electrónico deberá comparecer el señor o señora Presidente personalmente en una oficina de la Agencia Tributaria, la que corresponda a su domicilio, junto con el Libro de Actas que le acredita como Presidente y su DNI, y apoderar a la persona que se desee para recibir notificaciones de la Agencia Tributaria.  Para dicha comparecencia el Presidente deberá solicitar CITA PREVIA a través de internet https://www.agenciatributaria.gob.es/AEAT.sede/procedimientoini/GC29.shtml  pues en otro caso puede encontrarse que no le atiendan. También puede hacerse por apoderamiento en documento público o privado con firma del Presidente legitimada notarialmente.
 
La mayor parte de notificaciones que está realizando la Agencia Tributaria son de embargos contra empresas o profesionales que tiene conocimiento que trabajan o han trabajado para dicha Comunidad de Propietarios a través del modelo 347 (declaración informativa que desde 2014 debe presentar la Comunidad de Propietarios respecto a los industriales, profesionales o empresas que en cómputo anual de todas sus facturas superen los 3.005,06 €).  La Comunidad no podrá alegar que su apoderado no le informó y será plenamente responsable como si la notificación se hubiera realizado al Presidente en persona.
 
Por otra parte, solo puede apoderarse a una persona física o jurídica por obligado, y que el apoderado deberá aceptar expresamente (aunque esto puede realizarse a través de la Sede Electrónica mediante el certificado electrónico que se entiende tendrá el apoderado).  El apoderamiento puede revocarse en cualquier momento tanto por la Comunidad de Propietarios como por la persona apoderada, y aunque nada se dice al respecto es conveniente notificarlo a la otra parte.