Los acuerdos de la Junta de propietarios han de reflejarse en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad en cuyo distrito radique el inmueble sujeto a la Ley de Propiedad Horizontal.

Los libros de actas deben diligenciarse necesariamente antes de su utilización sin que pueda diligenciarse un nuevo libro mientras no se acredite la íntegra utilización del anterior. No obstante, en caso de pérdida o extravío del libro anterior, podrá diligenciarse un nuevo libro siempre que el Presidente o el Secretario de la comunidad afirme, bajo su responsabilidad, en acta notarial o ante el Registrador, que ha sido comunicada la desaparición o destrucción a los dueños que integran la comunidad o que ha sido denunciada la substracción.

La solicitud de la diligencia del nuevo libro de actas se efectuará mediante instancia en la que se expresarán:
a. Las menciones de identidad del solicitante y la afirmación de que actúa por encargo del Presidente de la comunidad.

b. Las menciones que identifiquen a la respectiva comunidad de propietarios y, en su caso, los datos de su identificación registral.

c. Las fechas de la apertura y cierre del último libro de actas. No serán necesarias estas circunstancias si el solicitante afirma, bajo su responsabilidad, que no ha sido antes diligenciado ningún otro libro.
Por lo general, en el Registro disponen de un formulario para la solicitud del diligenciado del libro de actas.

Todas las hojas del libro que se presente para diligenciar habrán de estar numeradas con caracteres indelebles. El libro podrá ser de hojas móviles.