21 - ¿QUÉ DOCUMENTOS DEBEMOS RECEPCIONAR DEL ADMINISTRADOR SALIENTE O DEL PRESIDENTE, CUANDO ASUMIMOS EL ENCARGO DE ADMINISTRAR UNA COMUNIDAD DE VECINOS?
Cuando asumimos el encargo de administrar una comunidad de propietarios, debemos recopilar una serie de documentos que nos permitan continuar con la gestión de la comunidad, sin que por ello se ocasione perjuicio alguno a los intereses comunitarios.Para ello, puede resultarnos de gran utilidad, elaborar una lista de la documentación que deberíamos recepcionar al objeto de efectuar un check-list de todos los documentos que nos entregue el administrador saliente, o en su caso, el presidente de la Comunidad. Se trataría de una lista amplia, al objeto de no obviar nada, y para recopilar toda la información y documentación posible.
Damos por sentado que el administrador ya conoce “grosso modo” la dimensión de la comunidad, el número y tipos de fincas registrales que la componen, y los servicios de que dispone.
No obstante, para recabar toda la información posible, deberíamos cerciorarnos y preguntar al gestor saliente si obran en su poder los siguientes documentos, e ir cotejándolos con nuestro listado:
| LIBROS DE ACTAS. Si tiene un único libro de actas o existen más ejemplares anteriores. Si en relación a los acuerdos adoptados en las Juntas de vecinos, si tiene enumerados los acuerdos pendientes de ejecutar o que estén en curso. |
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| ESCRITURA DIV. HORIZONTAL Y MODIFICACIONES POSTERIORES. Si dispone de una copia de la escritura de obra nueva y división horizontal, o nota literal del Registro de la Propiedad. Lista de todas las fincas registrales que componen la comunidad de vecinos y sus coeficientes de participación en los gastos. |
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| ESTATUTOS REGISTRADOS Y REGLAMENTO RÉGIMEN INTERIOR. Si se han elaborado estatutos, algún reglamento de régimen interior, u otra normativa interna de la Comunidad. Horarios de apertura y cierre de servicios y elementos comunes, como pistas deportivas, piscinas, etc. |
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| TARJETA DEL NIF DE LA COMUNIDAD Y SELLO DE CAUCHO. Tarjeta del NIF de la Comunidad, o modelo de Hacienda de solicitud del NIF. Sello de caucho de la Comunidad (si lo hubiere). |
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| RELACION PROPIETARIOS ACTUALIZADA. Nombres y apellidos de los propietarios, direcciones, email, teléfonos, fincas de su propiedad y porcentaje de propiedad (si lo conoce), forma de pago de los recibos (domiciliaciones bancarias), etc. De los vecinos que tengan domiciliado el pago de sus recibos, ejemplares de las autorizaciones de domiciliación SEPA firmadas por cada uno de ellos. Si existen otros ocupantes, como inquilinos, representantes, usufructuarios, etc. |
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| LLAVES DE LA COMUNIDAD. Llaves de acceso a los elementos y servicios comunes con su correspondiente identificación. |
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| CONTRATOS DE SUMINISTRO. Contratos de suministros, y en su caso, boletines de agua, luz, gas, etc. |
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| CONTRATOS DE SERVICIOS Y GARANTÍAS DE INSTALACIONES. Contratos de mantenimiento de ascensores, grupos de presión, depósitos de agua, extintores, limpieza, recogida de basura, jardinería, etc. Garantías de las diversas instalaciones. |
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| LISTADO DE EMPRESAS Y AUTÓNOMOS. PROVEEDORES. DETALLE DE LOS MANTENIMIENTOS ACORDADOS. Listado de empresas y autónomos con los que se trabaja habitualmente. Si no consta en los contratos, solicitar detalle de la periodicidad de los mantenimientos. Periodicidad con que se limpian las zonas comunes, horarios, duración, etc., para cada tipo de mantenimiento. |
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| POLIZA DE SEGUROS Y SINIESTROS PENDIENTES. Póliza del seguro de incendios o multirriesgo de la Comunidad. Saber si existen otros seguros vigentes, como póliza de accidentes, etc. Preguntar por la existencia de siniestros pendientes de resolver. |
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| DETALLE PRESUPUESTO APROBADO Y DERRAMAS. Presupuesto del ejercicio económico. Cuotas de los recibos y su periodicidad (mensual, trimestral, etc.) Conocer si existen derramas en curso. |
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| JUSTIFICANTES Y DOCUMENTACION CONTABLE. Archivos con justificantes de gastos. Balance comprobación de sumas y saldos. Balance situación. Cuenta Pérdidas y Ganancias. Detalle de movimientos de cuentas (Diario y Mayor) Relación de recibos impagados. En su caso, liquidaciones de ingresos y gastos efectuadas. |
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| EXPEDIENTES JUDICIALES. Si existen expedientes judiciales de cualquier índole, su situación actual, letrados intervinientes, poderes, etc. |
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| CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO. Conocer si existen zonas comunes arrendadas. En su caso, contrato de arrendamiento, último recibo emitido por el alquiler, y datos actualizados de contacto del inquilino. |
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| TALONARIOS, LIBRETAS DE AHORRO, DOCUMENTOS BANCARIOS. Contratos de productos bancarios. Extractos actualizados de los movimientos de las cuentas bancarias. |
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| DOCUMENTACION-PLANOS INMUEBLE Proyecto, Licencias, planos del edificio, informes técnicos de arquitectos, etc. |
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| CORRESPONDENCIA, EXP. Y RECURSOS ORGANISMOS OFICIALES. Sobre la existencia de otro tipo de correspondencia con organismos oficiales de todo tipo, referida a solicitudes, recursos, etc. |
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| CORRESPONDENCIA-ARCHIVOS AUXILIARES Archivos auxiliares. Relaciones con proveedores, informes técnicos, peritaciones, presupuestos de obras, reformas, etc. |
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| DOCUMENTACIÓN LABORAL. Si existiesen empleados: Resguardo apertura centro de trabajo Alta en seguridad social y mutua de accidentes de trabajo. Libro de matrícula y libro visitas de la inspección de trabajo. Calendario laboral Ofertas y Contratos de trabajo Altas-Bajas presentadas Nóminas. Seguros sociales pagados. |
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| DOCUMENTACIÓN FISCAL Alta en censo. Si se han presentado declaraciones fiscales. (Modelos AEAT 036, 111, 184, 347, etc.) |
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| DOCUMENTACIÓN LICENCIA MUNICIPAL DE VADO. Si existe acceso a garajes, documentación oportuna de la licencia de municipal de vado y su fecha de vencimiento. |
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| PROTECCIÓN DE DATOS Conocer si se ha elaborado un documento de seguridad que debe efectuar el administrador como encargado del tratamiento. Preguntar si existe un registro de las actividades de tratamiento sobre los datos de la Comunidad (optativo). Preguntar sobre la existencia de cámaras, su ubicación, y si están debidamente señalizadas. |
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| NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS Preguntar si la Comunidad dispone de un certificado digital. |
Al término de la reunión, si la documentación aportada es amplia, convendría inventariarla adecuadamente antes de firmar su recepción. Este inventario puede evitarnos muchos problemas posteriores, en el caso de que surgiesen discusiones sobre la documentación que se ha entregado, o la que todavía falta por entregar por el administrador saliente.
Si cree que hemos olvidado incluir alguna cuestión relevante, por favor, háganos llegar sus comentarios a info@fincasoft.es
Por lo demás, ¡le deseamos mucha suerte en su desempeño profesional!
Fincasoft.